Codici SDI per la Pubblica Amministrazione

Fatturare a un Comune, a una scuola o a una ASL non è come fatturare a un’azienda. Cambiano cinque cose, e ognuna delle cinque, se sbagliata, si riprende indietro la fattura.

1. Il codice univoco ufficio: sei caratteri, non sette

Alla Pubblica Amministrazione non si manda un codice destinatario da sette caratteri: serve il codice univoco ufficio, che ne ha sei ed è assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

Non c’è un elenco da imparare: c’è un registro pubblico, l’IPA, tenuto dall’AgID. Dentro ci sono 56.217 uffici che ricevono fatture elettroniche — il conto è del settembre 2026, e cambia di continuo, perché il registro viene rigenerato ogni notte.

Attenzione a non confondere due codici diversi: il codice IPA identifica l’ente nel suo insieme (il Comune di Vicenza, per dire), mentre in fattura va il codice univoco ufficio, che identifica il singolo ufficio di quell’ente. Sono cose diverse e in fattura ne serve una sola: la seconda.

Un ente grande ha più uffici — ragioneria, lavori pubblici, servizi scolastici — e ognuno ha il suo codice. Quello giusto non si indovina e non si sceglie: te lo deve dire chi ha firmato l’ordine o il contratto. Mandare la fattura all’ufficio sbagliato dello stesso ente non la fa scartare, la fa arrivare a qualcuno che non la aspetta e non la può liquidare.

Se l’ente non ha indicato un ufficio specifico, l’IPA prevede l’ufficio «Centrale», che riceve tutto quello che non ha una destinazione propria.

Perché il registro cambia di continuo: i Comuni si fondono, le scuole vengono accorpate in istituti comprensivi, le ASL si riorganizzano, gli uffici nascono e si chiudono. Sono le amministrazioni stesse ad aggiornare la propria scheda. Un codice trovato l’anno scorso va ricontrollato: se l’ufficio è stato chiuso, la fattura torna indietro con il codice 00312.

2. Il formato: FPA12

Il campo FormatoTrasmissione deve dire FPA12, non FPR12. Sbagliarlo è uno degli scarti più frequenti: lo SdI vede il codice di sei caratteri, vede scritto FPR12 e rifiuta. Sono i codici 00427 e 00399.

3. La firma digitale è obbligatoria

Fra privati la firma non serve. Verso la Pubblica Amministrazione sì: il file va firmato con un certificato di firma elettronica qualificata, e senza firma viene scartato. La marca temporale invece non è richiesta.

È il motivo per cui Cartafattura da solo non basta per la P.A.: prepara l’XML corretto, ma non firma. La firma la metti tu con la tua smart card o la tua chiavetta, prima di trasmettere.

4. CIG e CUP: senza, non ti pagano

Se l’ordine ne ha uno, in fattura vanno il CIG (codice identificativo di gara) e, per le opere pubbliche, il CUP (codice unico di progetto). Non è un obbligo del tracciato ma dell’art. 25 del D.L. 66/2014: lo SdI fa passare la fattura lo stesso, ma l’amministrazione non può pagarla, e la può rifiutare: dal 2020 è il secondo dei cinque casi di rifiuto ammessi, che trovi più sotto. È il motivo più comune per cui un pagamento resta fermo per mesi senza che nessuno ti avvisi.

Nel compilatore quei campi si accendono quando premi il pulsante «Pubblica Amministrazione», e restano spenti altrimenti: sono i campi IdDocumento, CodiceCIG e CodiceCUP del blocco degli ordini d’acquisto.

5. Lo split payment

Con la scissione dei pagamenti la fattura espone l’IVA, ma l’IVA non la incassa chi emette: la versa direttamente l’amministrazione allo Stato. Nel tracciato si dichiara con EsigibilitaIVA uguale a S.

Non è stato abolito: è prorogato al 30 giugno 2029. Scadeva il 30 giugno 2026, ma la decisione di esecuzione (UE) 2026/1728 del 10 luglio 2026 ha spostato in avanti di tre anni l’autorizzazione europea. Le società quotate FTSE MIB però ne sono fuori dal 1° luglio 2025.

Quale articolo citare, e da quando. Fino al 31 dicembre 2026 la norma è l’art. 17-ter del DPR 633/72. Il Testo Unico IVA (D.Lgs. 10/2026) è in vigore dal 31 gennaio 2026, ma il suo art. 171 ne rinvia l’applicazione al 1° gennaio 2027: solo da allora il riferimento diventa l’art. 65 del Testo Unico. La tavola di corrispondenza è nei riferimenti normativi. Resta buona abitudine controllare gli elenchi del Ministero dell’Economia prima di mettere o togliere la S: la platea degli enti cambia per decreto.

La P.A. può rifiutare, un’azienda no

Una fattura accettata dallo SdI e consegnata a un privato è consegnata, punto. La Pubblica Amministrazione invece ha quindici giorni per rifiutarla, e il rifiuto ti torna indietro come notifica di esito.

Il rifiuto però non è libero. L’art. 2-bis del D.M. 55/2013, inserito dal D.M. 132/2020, dice che le amministrazioni «non possono rifiutare le fatture elettroniche al di fuori» di cinque casi, e sono questi:

1. la fattura si riferisce a un’operazione non fatta in favore di quell’amministrazione;
2. manca, o è sbagliato, il CIG o il CUP quando vanno indicati;
3. manca, o è sbagliato, il codice di repertorio dei dispositivi medici;
4. manca, o è sbagliato, il codice AIC del medicinale, o il quantitativo che gli va accanto;
5. mancano, o sono sbagliati, numero e data della determinazione dirigenziale d’impegno di spesa, per le fatture verso Regioni ed enti locali.

Le ultime tre riguardano quasi solo la sanità e gli enti locali. E c’è un altro divieto, al comma 2 dello stesso articolo: l’amministrazione non può comunque rifiutare quando l’errore si può sistemare con una nota di variazione (art. 26 del DPR 633/72).

Non sono cause di rifiuto, anche se capita di vederle usare: il mancato riferimento all’ordine elettronico NSO, i dati che non collimano con l’ordine, la fattura che l’ufficio ritiene doppia. Fuori dai cinque casi il rifiuto è illegittimo, e si contesta.

Gli scarti tipici di una fattura P.A.

In pratica

Prepara l’XML con il compilatore premendo il pulsante «Pubblica Amministrazione», firmalo con la tua firma qualificata, e trasmettilo dal tuo canale. Se te lo scartano, cerca il codice e correggi l’XML senza rifarlo da capo: hai cinque giorni per rimandarlo con lo stesso numero e la stessa data.