Codici SDI per la Pubblica Amministrazione

Fatturare a un Comune, a una scuola o a una ASL non è come fatturare a un’azienda. Cambiano cinque cose, e ognuna delle cinque, se sbagliata, si riprende indietro la fattura.

1. Il codice univoco ufficio: sei caratteri, non sette

Alla Pubblica Amministrazione non si manda un codice destinatario da sette caratteri: serve il Codice Univoco Ufficio, che ne ha sei ed è assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

Non c’è un elenco da imparare: c’è un registro pubblico, l’IPA, tenuto dall’AgID. Dentro ci sono 56.217 uffici che ricevono fatture elettroniche — il numero è di oggi, perché il registro viene rigenerato ogni notte.

Attenzione a non confondere due codici diversi: il Codice IPA identifica l’ente nel suo insieme (il Comune di Vicenza, per dire), mentre in fattura va il Codice Univoco Ufficio, che identifica il singolo ufficio di quell’ente. Sono cose diverse e in fattura ne serve una sola: la seconda.

Un ente grande ha più uffici — ragioneria, lavori pubblici, servizi scolastici — e ognuno ha il suo codice. Quello giusto non si indovina e non si sceglie: te lo deve dire chi ha firmato l’ordine o il contratto. Mandare la fattura all’ufficio sbagliato dello stesso ente non la fa scartare, la fa arrivare a qualcuno che non la aspetta e non la può liquidare.

Se l’ente non ha indicato un ufficio specifico, l’IPA prevede l’ufficio «Centrale», che riceve tutto quello che non ha una destinazione propria.

Perché il registro cambia di continuo: i Comuni si fondono, le scuole vengono accorpate in istituti comprensivi, le ASL si riorganizzano, gli uffici nascono e si chiudono. Sono le amministrazioni stesse ad aggiornare la propria scheda. Un codice trovato l’anno scorso va ricontrollato: se l’ufficio è stato chiuso, la fattura torna indietro con il codice 00312.

2. Il formato: FPA12

Il campo FormatoTrasmissione deve dire FPA12, non FPR12. Sbagliarlo è uno degli scarti più frequenti: lo SdI vede il codice di sei caratteri, vede scritto FPR12 e rifiuta. Sono i codici 00427, 00398 e 00399.

3. La firma digitale è obbligatoria

Fra privati la firma non serve. Verso la Pubblica Amministrazione sì: il file va firmato con un certificato di firma elettronica qualificata, e senza firma viene scartato. La marca temporale invece non è richiesta.

È il motivo per cui Cartafattura da solo non basta per la P.A.: prepara l’XML corretto, ma non firma. La firma la metti tu con la tua smart card o la tua chiavetta, prima di trasmettere.

4. CIG e CUP: senza, non ti pagano

Se l’ordine ne ha uno, in fattura vanno il CIG (codice identificativo di gara) e, per le opere pubbliche, il CUP (codice unico di progetto). Non è un obbligo del tracciato ma della legge sulla tracciabilità dei flussi finanziari: la fattura entra lo stesso, ma l’amministrazione non può liquidarla. È il motivo più comune per cui un pagamento resta fermo per mesi senza che nessuno ti avvisi.

Nel compilatore quei campi si accendono quando spunti il flag «Pubblica Amministrazione», e restano spenti altrimenti: sono i campi IdDocumento, CodiceCIG e CodiceCUP del blocco degli ordini d’acquisto.

5. Lo split payment

Con la scissione dei pagamenti la fattura espone l’IVA, ma l’IVA non la incassa chi emette: la versa direttamente l’amministrazione allo Stato. Nel tracciato si dichiara con EsigibilitaIVA uguale a S.

Da verificare prima di emettere. Il regime era previsto in scadenza il 30 giugno 2026, e una proroga europea è in discussione mentre scriviamo. Prima di mettere o togliere la S, controlla gli elenchi pubblicati dal Ministero dell’Economia e la norma in vigore quel giorno: è una di quelle cose che cambiano per decreto.

La P.A. può rifiutare, un’azienda no

Una fattura accettata dallo SdI e consegnata a un privato è consegnata, punto. La Pubblica Amministrazione invece ha quindici giorni per rifiutarla, e da quel momento è come se non fosse mai stata emessa.

Il rifiuto però non è libero: dal 2020 le cause sono tassative e sono cinque — fattura riferita a un’operazione inesistente, manca il CIG o il CUP quando dovuti, manca il riferimento all’ordine elettronico (NSO) dove previsto, dati discordanti da quelli dell’ordine, oppure fattura duplicata. Fuori da questi casi l’amministrazione non può rifiutare: se lo fa, si contesta.

Gli scarti tipici di una fattura P.A.

In pratica

Prepara l’XML con il compilatore spuntando il flag P.A., firmalo con la tua firma qualificata, e trasmettilo dal tuo canale. Se te lo scartano, cerca il codice e correggi l’XML senza rifarlo da capo: hai cinque giorni per rimandarlo con lo stesso numero e la stessa data.