Fattura scartata dallo SdI: cosa fare, e in quanto tempo

Hai cinque giorni dalla notifica di scarto per rimandarla con lo stesso numero e la stessa data: se il primo invio era nei termini, vale come emessa in tempo anche se intanto sono passati i dodici giorni. Apri l’XML nel correttore, sistema il campo che ha causato lo scarto e riscaricalo: tutto il resto del file resta com’era.

Che cos’è successo

Lo SdI ha controllato il file e lo ha respinto prima di consegnarlo. La fattura, ai fini fiscali, è come se non fosse mai stata emessa: non è arrivata al cliente e non ha prodotto effetti. Quello che hai ricevuto è una ricevuta di scarto, con dentro un codice di cinque cifre che dice esattamente cosa non andava.

La notifica può arrivare fino a cinque giorni dopo l’invio (provvedimento 433608/2022, punto 2.4), e i cinque giorni per rimandarla si contano da quando la ricevi, non da quando l’avevi mandata.

Quanto tempo hai davvero

Qui si fa confusione spesso, perché i termini sono due, e il secondo si aggancia al primo:

• dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione — è il termine ordinario per emettere la fattura, cioè per trasmetterla allo SdI (art. 21 comma 4 del DPR 633/72). È quello che deve rispettare il primo invio;
• cinque giorni dalla notifica di scarto — è il termine entro cui rimandare quella fattura con lo stesso numero e la stessa data (circolare 13/E del 2018). Se il primo invio era nei termini, la fattura rimandata così vale come emessa in tempo, anche se nel frattempo i dodici giorni sono passati (risposta dell’Agenzia n. 103 del 2024).

In pratica: se l’operazione è di ieri e lo scarto arriva oggi, hai ancora quasi tutti i dodici giorni. Se invece la fattura era partita all’undicesimo giorno e lo scarto arriva il giorno dopo, i cinque giorni si contano da lì: se la rimandi entro il diciassettesimo giorno con lo stesso numero e la stessa data, è emessa in tempo. Restano fuori le correzioni ripetute che portano l’emissione oltre i termini dell’art. 21.

La circolare 13/E indica una strada da preferire e, solo se quella non è possibile, due alternative:

• rimandare la fattura con lo stesso numero e la stessa data di prima — è la via più semplice, e non produce doppioni: le fatture scartate sono escluse dal controllo sui duplicati;
• emetterla con un numero e una data nuovi, coerenti con i documenti emessi nel frattempo e collegati a quella scartata;
• usare un sezionale dedicato, che tenga separata la numerazione delle rettifiche.

Oltre i termini la fattura non è persa, ma risulta emessa in ritardo: si applicano le sanzioni per tardiva fatturazione, che si riducono con il ravvedimento operoso (art. 13 del D.Lgs. 472/1997). Se l’IVA è stata comunque liquidata e versata nei termini la sanzione base è di 250 euro, e ravvedendosi entro novanta giorni si paga un nono. Se la scadenza è vicina, senti il commercialista prima di cambiare la numerazione.

Trovare il campo giusto

Il codice della ricevuta dice quale controllo è fallito, e la tabella degli errori dell’Agenzia li elenca tutti con la descrizione ufficiale e cosa fare. Questi sono quelli che capitano più spesso:

• 00305 — la partita IVA del cliente non risulta in anagrafe tributaria: non basta che sia formalmente corretta;
• 00311 — il codice destinatario non esiste. Fra privati, se il cliente non risponde, 0000000 è ammesso; verso la P.A. no: con il formato FPA12 dà lo scarto 00427;
• 00400 e 00401 — aliquota e natura non vanno d’accordo: guarda la tabella dei codici Natura IVA;
• 00423 — il prezzo totale di una riga non torna: lo sconto si toglie al prezzo unitario, prima di moltiplicare per la quantità;
• 00427 — formato e codice non combaciano: sei caratteri vogliono FPA12, sette FPR12.

Correggere senza rifare

Il correttore apre l’XML che hai già, ti fa cambiare i campi che servono e riscrive il file toccando solo quelli: tutto il resto resta identico, compresi i campi che questo strumento non mostra. È il modo per non rifare da capo una fattura per un codice sbagliato di un carattere.

Due avvertenze. Se il file di partenza era una busta firmata .p7m, quello che esce è un .xml semplice: la firma salta, e verso la Pubblica Amministrazione va rifatta. E il correttore non valida come lo SdI: fa i controlli più frequenti e li mostra come avvisi, serve a risparmiare un giro, non a garantire.

Domande che arrivano spesso

Devo cambiare il numero della fattura?

No, se la rimandi nei termini: le fatture scartate non contano per il controllo sui duplicati, quindi numero e data originali vanno benissimo. È anzi la via consigliata, perché non buca la numerazione.

Il cliente l’ha ricevuta lo stesso?

No. Lo scarto avviene prima della consegna: al cliente non è arrivato niente. Se gli avevi già mandato una copia di cortesia, avvisalo che ne riceverà una nuova.

Se sbaglio di nuovo?

La regola dei cinque giorni non copre le correzioni ripetute: se dopo un secondo scarto la fattura riparte quando i termini dell’art. 21 sono già passati, risulta emessa in ritardo. Per questo conviene leggere bene il codice prima di rimandare — un secondo scarto per lo stesso motivo capita quasi sempre perché si è corretto il campo sbagliato.

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